Digitalización de datos
¿Qué es la digitalización de datos?
La digitalización de documentos es un proceso
tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de
escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.
La digitalización de documentos es una forma
de capturar y almacenar imágenes utilizando la tecnología computacional.
La digitalización de documentos forma parte esencial de la preservación digital encargándose de la conservación de la información de los documentos.
Para más información: Presione aquí
La digitalización de documentos forma parte esencial de la preservación digital encargándose de la conservación de la información de los documentos.
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Objetivo
Ventajas
Existen una multitud de factores que le
pueden llevar a la digitalización de documentos.
· Además del ahorro de espacio, la razón fundamental
sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida. Poder
encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras puede
suponer un gran ahorro de
tiempo.
· La seguridad,
porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar
protegido por diferentes
claves de acceso y restricciones según usuario.
Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
· Necesidad de acceder a la información desde
dispositivos móviles.
· La concienciación por el medio ambiente cada vez
es mayor, por ello son muchas las compañías que quieren dejar de imprimir
tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de impresión
(tinta, papel, fotocopias, etc.).
· Poder compartir
la información tanto interna (compañeros) como externa (clientes), de forma más
rápida. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería,
pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además,
presenta un riesgo para la seguridad de la información.
· Ahorrar en los costes de mantenimiento.
Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente
esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de
su mantenimiento.
· Evitar el deterioro de los documentos. Cuando
hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para
la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial.
·
Disminución
de los derechos de propiedad intelectual
Al escanear un documento raro y ponerlo a disposición en un sitio web, corres el riesgo de que alguien se apropie del archivo y lo use para sus propios fines. Incluso si el documento escaneado no está disponible en un sitio web, el servidor en el que reside puede ser hackeado y el documento puede ser robado.
Al escanear un documento raro y ponerlo a disposición en un sitio web, corres el riesgo de que alguien se apropie del archivo y lo use para sus propios fines. Incluso si el documento escaneado no está disponible en un sitio web, el servidor en el que reside puede ser hackeado y el documento puede ser robado.
·
Daños
en volúmenes encuadernados
Muchos escáneres pueden causar daños irreparables a los lomos de los volúmenes encuadernados, ya que los volúmenes más unidos no pueden ser colocados planos sin sufrir daños.
Muchos escáneres pueden causar daños irreparables a los lomos de los volúmenes encuadernados, ya que los volúmenes más unidos no pueden ser colocados planos sin sufrir daños.
·
Daños a documentos
frágiles
La digitalización representa un peligro tangible a los documentos
frágiles, que pueden ser fácilmente dañados en el proceso de manipulación y
mediante su aplastamiento contra las superficies de vidrio del escáner.
La mejor acción es hacer una copia maestra del documento original y utilizar esa copia para hacer copias adicionales, en lugar de copiar el original en varias ocasiones.
La mejor acción es hacer una copia maestra del documento original y utilizar esa copia para hacer copias adicionales, en lugar de copiar el original en varias ocasiones.
·
Peligro de obsolescencia digital
Como sabe
cualquier persona que haya descubierto un disco viejo y trata de leerlo sin
éxito, no hay garantía de que el hardware y el software para ver el documento
escaneado estará disponible en el futuro.
“Si te preguntas como digitalizar tus documentos la verdad no es tan complicado, basta con que tengas una escáner en casa o bien acudas a centros de escaneo con tus documentos y lleves una USB o bien proporciones una cuneta de correo electrónico”
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